Use Case - Project Management
Die Erstellung von Budgetberichten ist unerlässlich und wichtig, aber nicht der spannendste Teil eines Projekts. In stressigen Projektphasen kostet es uns wertvolle Zeit – Zeit die wir nicht haben.”
-Project Manager-
Herausforderung
Das Unternehmen bietet Finanzberatungsdienste für zahlreiche Unternehmen an. Um die Rechnungen und die verfügbaren Budgets zu verwalten, muss jede dem Kunden in Rechnung gestellte Stunde dokumentiert und regelmäßig gemeldet werden.
Da die Projekte alle unterschiedlich sind, werden Budgetberichte individuell für Kunden angefertigt und gemeldet (pro Teammitglied, Thema, Meilensteine). Daher wurden angefallene Stunden jedes Teammitglieds vom zuständigen Projektleiter für jedes einzelne Projekt manuell erfasst und aufbereitet.
Da die Projekte im Laufe der Zeit immer komplexer wurden, konnte die Aktualisierung eines einzigen Budgetberichts einen ganzen Tag in Anspruch nehmen, was zu zusätzlichen Stunden führte, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können. Dies führte dazu, dass die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Budgetberichte sich negativ auf die Rentabilität der Projekte auswirkt.
Die Implementierung von Bion ermöglichte es unserem Kunden, alle relevanten Daten zentral zu aggregieren, die Datenaufbereitungsaufgaben entsprechend den Berichtsanforderungen zu automatisieren und die Daten für die Analyse mit PowerBI bereitzustellen.
- Die Stunden der einzelnen Projektmitglieder werden zentral von den Teammitgliedern selbst hochgeladen
- Implementierung verschiedener Workflows zur Aggregation und Aufbereitung von Daten auf der Grundlage vorgegebener Budgetvorlagen, die auf die Kunden abgestimmt sind.
- Integration von PowerBI zur Visualisierung von Budgetberichten, die mit wenigen Klicks aktualisiert werden können.
Tools used before
Durch die Implementierung eines automatisierten Prozesses stieg die Qualität der Budgetberichte bei gleichzeitiger Verringerung des Zeitaufwands für die Erstellung, was zu einer höheren Projektrentabilität und Kundenzufriedenheit führt.
- Der Zeitaufwand für die Datenerfassung, -aggregation und -aufbereitung wurde erheblich reduziert.
- Die Minimierung der manuellen Aufgaben führte zu weniger Fehlern und damit zu genaueren Budgetergebnissen.
- Für die Projektarbeit könnte mehr Zeit eingeplant werden.
Tools used after
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